Mỗi năm, cả nước phát sinh khoảng 8 triệu hồ sơ công chứng, gắn liền với hàng triệu giao dịch dân sự, kinh tế. Trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia, công chứng số được xem là xu hướng tất yếu giúp giảm chi phí xã hội, tăng tính minh bạch và bảo đảm an toàn pháp lý. Tại Đồng bằng sông Cửu Long (ĐBSCL), đặc biệt là TP Cần Thơ, trung tâm của vùng cho thấy nhu cầu đổi mới hoạt động công chứng đang trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.
Giảm giấy tờ, giảm đi lại, nhu cầu ngày càng rõ.
Trao đổi với phóng viên Tạp chí Đông Nam Á, bà Nguyễn Thị H. (SN 1962, ngụ phường Tân An, TP Cần Thơ) cẩn thận mang theo một xấp hồ sơ nhà đất đến văn phòng công chứng để làm thủ tục chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất. “Mỗi lần đi công chứng là phải photo nhiều bộ. Giấy tờ thì nhiều, mà giữ cũng lo. Lớn tuổi rồi, chỉ sợ thất lạc là rắc rối lắm,” bà H. chia sẻ.
Câu chuyện của bà H. là hình ảnh quen thuộc với không ít người dân vùng Đồng bằng sông Cửu Long. Với nhiều gia đình, hồ sơ công chứng không chỉ là một thủ tục hành chính, mà còn là tài sản pháp lý quan trọng gắn liền với đất đai, nhà cửa, thừa kế, những giá trị được tích góp qua nhiều năm. Tuy nhiên, việc lưu giữ hồ sơ giấy trong thời gian dài luôn tiềm ẩn nguy cơ hư hỏng, thất lạc hoặc khó tra cứu khi cần.
Đặc thù địa bàn rộng, giao thông chủ yếu dựa vào đường bộ và đường thủy khiến người dân ở các xã xa trung tâm phải mất nhiều thời gian, chi phí cho mỗi lần đi công chứng. Không ít trường hợp phải đi lại nhiều lần do thiếu giấy tờ, chờ xác minh hoặc cần bổ sung thông tin.
Trong bối cảnh đó, công chứng số được kỳ vọng sẽ là giải pháp giúp giảm bớt thủ tục, tiết kiệm thời gian và chi phí cho người dân, dù phần lớn vẫn chưa có cơ hội tiếp cận trực tiếp. Nhiều người mong muốn có thể sử dụng bản sao điện tử thay cho việc photo nhiều bản giấy, hoặc dễ dàng tra cứu lại hồ sơ công chứng khi cần mà không phải lục tìm trong đống giấy tờ cũ.
Anh Trần Vũ T. (phường Long Châu, tỉnh Vĩnh Long) chia sẻ: “Nếu sau này có công chứng điện tử, chỉ cần một mã tra cứu là ngân hàng hay cơ quan khác có thể kiểm tra được thì tiện lắm. Không phải mang theo cả xấp giấy mỗi lần làm việc.”
Công chứng số, yêu cầu từ thực tiễn quản lý và đời sống xã hội.
Phát biểu tại Hội nghị “Triển khai Luật Công chứng 2024 và Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng”, ông Mai Lương Khôi, Thứ trưởng Bộ Tư pháp, nhấn mạnh việc quán triệt định hướng phát triển hoạt động công chứng trong giai đoạn mới, đồng thời ghi nhận vai trò của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam trong triển khai Luật Công chứng và Quy tắc đạo đức hành nghề.
Theo Thứ trưởng Bộ Tư pháp, trước những yêu cầu và thách thức mới, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số còn nhiều hạn chế, Đảng và Nhà nước đã xác định rõ lộ trình phát triển, lấy người dân làm trung tâm, đổi mới tư duy và phương thức hoạt động. Trong đó, hiện đại hóa công chứng được xem là yêu cầu tất yếu nhằm tăng tính minh bạch và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Từ góc độ xã hội, giá trị của công chứng số thể hiện rất rõ. Mỗi năm, cả nước có khoảng 8 triệu hồ sơ công chứng; chỉ cần rút ngắn thời gian xử lý hoặc giảm số lần đi lại cho mỗi hồ sơ, chi phí xã hội tiết kiệm được đã là con số rất lớn. Quan trọng hơn, khi hồ sơ được quản lý dưới dạng dữ liệu số, việc tra cứu, đối soát và kiểm tra tính hợp pháp trở nên thuận lợi, minh bạch và an toàn hơn so với phương thức thủ công.
Thực tiễn đời sống cũng cho thấy, nhu cầu công chứng số không chỉ xuất phát từ mong muốn tiện lợi, mà còn từ sự thay đổi sâu sắc trong cách người dân tham gia các giao dịch dân sự, kinh tế. Quá trình đô thị hóa, phát triển hạ tầng giao thông và sự dịch chuyển lao động tại khu vực Đồng bằng sông Cửu Long khiến các giao dịch không còn bó hẹp trong phạm vi địa phương. Người dân có thể mua bán, thế chấp hoặc ủy quyền tài sản ở nhiều tỉnh, thậm chí ngoài khu vực, kéo theo yêu cầu công chứng nhanh, chính xác và dễ đối chiếu hơn.
Trong bối cảnh đó, mô hình công chứng truyền thống với hồ sơ giấy và quy trình thủ công ngày càng bộc lộ hạn chế. Khi số lượng giao dịch tăng, việc phụ thuộc hoàn toàn vào giấy tờ dễ dẫn đến rủi ro trùng lặp, chồng chéo hoặc sai lệch thông tin. Nhiều người dân bày tỏ mong muốn có thể kiểm tra tình trạng hồ sơ công chứng của mình bất cứ lúc nào, thay vì chỉ trông cậy vào một bản giấy được ký cách đó nhiều năm.
Cần Thơ và bài toán chuẩn bị cho công chứng hiện đại.
Là trung tâm kinh tế – hành chính của vùng Đồng bằng sông Cửu Long (ĐBSCL), TP Cần Thơ mỗi năm phát sinh lượng lớn giao dịch liên quan đến đất đai, tín dụng, đầu tư và thừa kế. Song song với lộ trình xây dựng chính quyền số, thành phố đang đẩy mạnh số hóa trong nhiều lĩnh vực, trong đó có ngành tư pháp. Tuy nhiên, công chứng số hiện vẫn đang ở giai đoạn chuẩn bị, nghiên cứu và hoàn thiện hành lang pháp lý, chưa được triển khai đại trà.
Ông Nguyễn Thành Vĩnh Thy, Phó Chủ nhiệm Đoàn Luật sư TP Cần Thơ, nhận định: “Công chứng điện tử là lĩnh vực có yêu cầu rất cao về an toàn, bảo mật và giá trị pháp lý. Luật Công chứng 2024 cùng các văn bản hướng dẫn đã đặt ra những nguyên tắc quan trọng như xác thực đúng chủ thể tham gia giao dịch, bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản và khả năng tra cứu, kiểm soát phục vụ quản lý nhà nước. Đây là những điều kiện bắt buộc để công chứng số vận hành an toàn, tránh rủi ro gian lận.”
Theo giới chuyên môn, các giải pháp công chứng số do doanh nghiệp trong nước phát triển có khả năng kết nối, khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, thực hiện eKYC sinh trắc học, ký số và lưu trữ điện tử an toàn – sẽ đóng vai trò nền tảng khi công chứng điện tử được triển khai chính thức.
Trong số đó, nền tảng eNotaryID do Công ty CP Giải pháp CNTT và Viễn thông VTS phát triển (hiện đang được thử nghiệm tại Cần Thơ và một số tỉnh ĐBSCL) được đánh giá dễ sử dụng, có hướng tiếp cận phù hợp về mặt kỹ thuật. Giải pháp này tập trung vào xác thực danh tính, bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản và khả năng tra cứu lâu dài.
Đáng chú ý, VTS cũng là đơn vị được Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam và Học viện Tư pháp lựa chọn trong công tác tập huấn, đào tạo công chứng viên, nhờ nền tảng dễ tiếp cận và khả năng kết nối, xác thực thông tin công dân thông qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trong đó, VNeID đóng vai trò công cụ định danh điện tử, hỗ trợ xác thực trong quá trình công chứng.
Nền tảng này được thiết kế nhằm giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy, hạn chế việc đi lại của người dân và rút ngắn quy trình xác thực, góp phần tháo gỡ những khó khăn thường gặp trong quá trình thực hiện thủ tục công chứng.
Một trong những yêu cầu then chốt của công chứng số là xác thực danh tính điện tử. Việc kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đối chiếu căn cước công dân gắn chip và sinh trắc học chính xác là nền tảng không thể thiếu để bảo đảm người ký văn bản đúng là chủ thể hợp pháp.
Bên cạnh định danh, công chứng số còn đòi hỏi một hệ sinh thái công nghệ đồng bộ, bao gồm: ký số, gắn dấu thời gian, chứng thực bản sao điện tử, lưu trữ hồ sơ số tập trung, kiểm tra chữ ký số và hiển thị thông tin ngăn chặn. Nếu triển khai rời rạc, các yếu tố này sẽ khó bảo đảm đầy đủ giá trị pháp lý và tính nhất quán trong vận hành.
Từng bước thận trọng, lấy người dân làm trung tâm
Dù công chứng số hiện chưa được áp dụng rộng rãi tại Cần Thơ, nhưng từ nhu cầu thực tế của người dân và yêu cầu trong công tác quản lý, có thể thấy đây là xu hướng tất yếu trong tiến trình hiện đại hóa nền tư pháp. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng về pháp lý, hạ tầng công nghệ và nguồn nhân lực sẽ là yếu tố quyết định đến hiệu quả triển khai trong thời gian tới.
Từ đời sống thường nhật của người dân Đồng bằng sông Cửu Long cho thấy, công chứng số không phải là khái niệm xa vời, mà bắt nguồn từ những mong muốn rất thiết thực: giảm giấy tờ, giảm đi lại, giảm rủi ro và tăng sự an tâm trong giao dịch. Với vai trò là trung tâm vùng, nơi tập trung khối lượng lớn các giao dịch dân sự và kinh tế, Cần Thơ có điều kiện và cũng có trách nhiệm tiên phong trong việc hình thành một hệ thống công chứng hiện đại, minh bạch và thuận tiện cho người dân.
Tuy nhiên, các chuyên gia cho rằng, quá trình chuyển đổi này cần được thực hiện từng bước, thận trọng và tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật. Công nghệ chỉ phát huy giá trị khi được đặt trong khuôn khổ pháp lý rõ ràng, có cơ chế giám sát và trách nhiệm quản lý nhà nước đi kèm. Vì vậy, việc xây dựng nền tảng công nghệ vững chắc, kết nối đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và hệ thống định danh điện tử ngay từ đầu được xem là bước đi chiến lược cho lộ trình công chứng số.
Suy cho cùng, công chứng số không chỉ là việc thay thế giấy tờ bằng công nghệ, mà là một bước tiến trong xây dựng nền tảng pháp lý số, nơi mỗi giao dịch được bảo đảm bằng pháp luật, dữ liệu và tính minh bạch. Từ những nhu cầu rất thật của người dân Cần Thơ hôm nay, có thể thấy con đường ấy đang dần hình thành, mở ra kỳ vọng về một nền tư pháp hiện đại, gần gũi và phục vụ tốt hơn cho đời sống xã hội.
Kiến Văn