Áp dụng OKRs để nâng cao động lực và hiệu suất làm việc của cán bộ trẻ

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, các cơ quan hành chính trên toàn thế giới đối mặt với thách thức nâng cao hiệu quả công việc, đặc biệt trong đội ngũ cán bộ trẻ – lực lượng nòng cốt để thúc đẩy đổi mới sáng tạo. Theo nghiên cứu của World Economic Forum (2022), khoảng 87% tổ chức hiện đại nhận thấy rằng việc thiết lập mục tiêu rõ ràng và minh bạch là yếu tố quan trọng nhất để tăng động lực và hiệu suất làm việc . Tuy nhiên, một khảo sát tại Việt Nam cho thấy 65% cán bộ công chức trẻ gặp khó khăn trong việc hiểu rõ mục tiêu tổ chức và kết nối với mục tiêu cá nhân.

Phương pháp quản lý mục tiêu OKRs (Objectives and Key Results) đã được chứng minh là công cụ hiệu quả trong việc cải thiện hiệu suất và tạo động lực cho nhân viên. Theo báo cáo của Deloitte (2021), các tổ chức áp dụng OKRs có thể tăng năng suất lên đến 30% nhờ vào sự rõ ràng trong mục tiêu và sự liên kết giữa các cấp quản lý . Tại Việt Nam, tuy phương pháp này đã được một số doanh nghiệp tiên phong áp dụng, nhưng trong khu vực hành chính công, việc triển khai OKRs vẫn còn rất hạn chế.

Việc áp dụng OKRs trong quản lý đội ngũ cán bộ trẻ không chỉ giúp tạo động lực làm việc mà còn khuyến khích tư duy đổi mới và nâng cao tính tự chủ. Với thực tế này, tham luận nhằm phân tích tầm quan trọng của OKRs, từ đó đưa ra các đề xuất thiết thực để triển khai phương pháp này trong các cơ quan hành chính tại Việt Nam, góp phần cải thiện hiệu suất làm việc của đội ngũ cán bộ trẻ và đáp ứng yêu cầu phát triển trong thời đại mới.

Khái niệm và cấu trúc của phương pháp quản lý mục tiêu (OKRs)
OKRs (Objectives and Key Results) là một phương pháp quản lý mục tiêu phổ biến, lần đầu tiên được phát triển bởi Andy Grove tại Intel và sau đó được phổ biến rộng rãi nhờ John Doerr, tác giả của cuốn sách Measure What Matters (Doerr, 2018). Theo Doerr (2018), OKRs bao gồm hai thành phần chính: Mục tiêu (Objectives) và Kết quả chính (Key Results). Mục tiêu là những định hướng quan trọng cần đạt được, thường được định nghĩa một cách cụ thể, rõ ràng và mang tính thách thức. Trong khi đó, kết quả chính là những chỉ số cụ thể để đo lường tiến độ và mức độ thành công của mục tiêu đã đề ra .

Tại Việt Nam, Trung tâm Phát triển Doanh nghiệp Việt Nam (CED) trong các tài liệu đào tạo định nghĩa “OKRs là một phương pháp quản trị hiệu quả, giúp các tổ chức thiết lập và đạt được mục tiêu quan trọng thông qua việc định rõ những kết quả then chốt. Phương pháp này không chỉ giúp tăng cường sự tập trung và minh bạch trong công việc, mà còn tạo động lực và tính liên kết giữa các thành viên trong tổ chức.”  Định nghĩa này nhấn mạnh vai trò của OKRs trong việc thúc đẩy động lực, cải thiện hiệu suất và đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các cấp quản lý và nhân viên, phù hợp với đặc thù của các doanh nghiệp và tổ chức hành chính tại Việt Nam. Cũng quan tâm đến phương pháp này, Nguyễn Hữu Lam (2020) định nghĩa “OKRs là một phương pháp quản lý mục tiêu hiện đại giúp tổ chức và nhân viên xác định rõ ràng các mục tiêu cần đạt được và các kết quả then chốt để đo lường tiến trình thực hiện. Phương pháp này giúp tăng tính minh bạch, kết nối giữa mục tiêu cá nhân và tổ chức, đồng thời thúc đẩy sự sáng tạo và động lực trong công việc” . Ngoài ra, Công ty cổ phần Base.vn cũng định nghĩa về OKRs trong các tài liệu phổ biến kiến thức quản trị tại Việt Nam: “OKRs là công cụ quản trị được sử dụng để liên kết mục tiêu của tổ chức với các kết quả đo lường được. Đây là phương pháp giúp các cá nhân và đội nhóm hiểu rõ mục tiêu lớn nhất của tổ chức và cách họ đóng góp vào mục tiêu đó, thông qua các kết quả cụ thể và có thể định lượng”

Những định nghĩa này cho thấy sự tương đồng trong cách hiểu về OKRs giữa các tài liệu trong nước và quốc tế, đồng thời nhấn mạnh sự hữu ích của phương pháp này trong việc tối ưu hóa hiệu quả quản lý ở các tổ chức Việt Nam.

Tình hình triển khai áp dụng OKRs trên thế giới và tại Việt Nam hiện nay
OKRs (Objectives and Key Results) đã được triển khai rộng rãi trên thế giới như một công cụ quản lý hiệu quả, đặc biệt trong các cơ quan hành chính và đội ngũ nhân sự trẻ. Tại Estonia, quốc gia đi đầu trong chuyển đổi số, OKRs được áp dụng để quản lý các dự án công nghệ quốc gia thông qua việc xác định mục tiêu chiến lược cấp cao, phân rã mục tiêu thành các kết quả cụ thể, và theo dõi tiến độ định kỳ. Báo cáo của OECD (2021) cho thấy việc áp dụng OKRs tại Estonia đã giảm 25% thời gian xử lý các dự án công nghệ thông tin và nâng mức độ hài lòng của người dân lên 92% . Tại Hoa Kỳ, OKRs được áp dụng tại các cơ quan hành chính liên bang nhằm tăng tính minh bạch và hiệu quả làm việc, giúp cải thiện 30% năng suất lao động và tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban . Trong các doanh nghiệp công nghệ toàn cầu như Google, OKRs giúp đội ngũ nhân sự trẻ tự thiết lập mục tiêu, đo lường tiến độ qua các công cụ hiện đại, và đánh giá kết quả hàng quý, từ đó 85% nhân viên cảm thấy tập trung hơn vào các mục tiêu quan trọng .

Tại Việt Nam, OKRs đang được thử nghiệm và triển khai trong cả khu vực hành chính công lẫn doanh nghiệp. Tại TP. Hồ Chí Minh, OKRs được áp dụng để giám sát tiến độ cải cách hành chính và nâng cao hiệu quả dịch vụ công trực tuyến. UBND TP. Hồ Chí Minh (2022) báo cáo rằng việc áp dụng OKRs đã giúp giảm 40% thời gian xử lý hồ sơ hành chính, đồng thời mức độ hài lòng của người dân đạt trên 85% . Tại Hà Nội, OKRs được triển khai trong chương trình phân tích dữ liệu công, giúp nâng cao hiệu quả làm việc 35% và 78% cán bộ trẻ cảm thấy tự tin hơn khi áp dụng công nghệ vào công việc hàng ngày . Trong khối doanh nghiệp, các tập đoàn như FPT và VinGroup sử dụng OKRs để thúc đẩy năng suất lao động thông qua việc định hướng mục tiêu rõ ràng và theo dõi kết quả thực hiện theo thời gian thực. Theo Deloitte (2021), các doanh nghiệp áp dụng OKRs tại Việt Nam đạt mức tăng trưởng năng suất trung bình 20-25% chỉ sau một năm triển khai . Từ những thực tiễn này, có thể thấy OKRs không chỉ là công cụ thúc đẩy động lực và hiệu suất cá nhân mà còn đóng vai trò quan trọng trong cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Hiện nay, việc áp dụng phương pháp OKRs trong các cơ quan hành chính, doanh nghiệp cơ bản được triển khai theo mô hình chung như sau:

Cấp độ mục tiêu (Objectives): Đây là các mục tiêu chính của tổ chức hoặc cá nhân, thường được xác định theo hướng rõ ràng, thách thức nhưng có thể đạt được.

Đặc điểm: Tập trung: Một mục tiêu nên bao quát và quan trọng.. Truyền cảm hứng: Mục tiêu cần thúc đẩy động lực và tạo hứng thú làm việc.

Cấp độ kết quả chính (Key Results): Mỗi mục tiêu được đo lường qua 3-5 kết quả chính. Đây là các chỉ số cụ thể để đánh giá mức độ hoàn thành của mục tiêu.

Đặc điểm: Cụ thể và đo lường được (Specific and Measurable). Có thời hạn rõ ràng (Time-bound).

Liên kết giữa các cấp độ (Alignment): OKRs của cá nhân hoặc phòng ban cần liên kết chặt chẽ với mục tiêu tổ chức. Điều này đảm bảo sự nhất quán và đồng bộ trong toàn bộ hệ thống.

Ví dụ: Mục tiêu tổ chức “Nâng cao sự hài lòng của khách hàng” có thể liên kết với OKRs cá nhân như “Đáp ứng 95% yêu cầu khách hàng trong vòng 24 giờ”.

Đánh giá và cải tiến (Review and Feedback): OKRs thường được đánh giá hàng quý thông qua các buổi họp định kỳ để điều chỉnh, đảm bảo mục tiêu luôn phù hợp với thực tế.

Hệ thống đánh giá: Hoàn thành (Green): 70-100%., Đang thực hiện (Yellow): 40-70%., Không đạt (Red): Dưới 40%.

Hình ảnh minh họa mô hình OKRs

Nguồn: Tác giả xây dựng dựa trên nội dung mô tả tiêu chuẩn của phương pháp OKRs, với nguồn tham khảo từ các tài liệu của Doerr, J. (2018); Grove, A. S. (1983); Wodtke, C. (2016).

Lợi ích của việc áp dụng phương pháp quản lý mục tiêu (OKRs) trong việc nâng cao động lực làm việc của đội ngũ cán bộ trẻ
Việc áp dụng OKRs (Objectives and Key Results) đã mang lại nhiều lợi ích rõ rệt trong việc nâng cao động lực làm việc của đội ngũ cán bộ trẻ tại Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ. Trước hết, OKRs giúp tăng cường tính minh bạch và rõ ràng trong công việc. Các mục tiêu và kết quả chính được định nghĩa cụ thể, giúp cán bộ trẻ hiểu rõ trách nhiệm của mình, từ đó loại bỏ sự mơ hồ trong công việc và tạo sự gắn kết với tổ chức. Tại TP. Hồ Chí Minh, OKRs được áp dụng trong các dự án cải cách hành chính đã giúp cán bộ trẻ xác định rõ vai trò của mình, góp phần giảm thời gian xử lý hồ sơ từ 7 ngày xuống còn 4 ngày, qua đó tăng động lực làm việc. Đồng thời, OKRs còn tạo cảm giác thành tựu và tự tin khi mỗi kết quả đo lường được hoàn thành. Một báo cáo tại Hà Nội ghi nhận 78% cán bộ trẻ cảm thấy tự tin hơn trong công việc sau khi đạt được các kết quả như hoàn thành 90% phân tích dữ liệu đúng hạn, dẫn đến hiệu suất tổng thể tăng 35%.

Hơn thế nữa, OKRs khuyến khích sự tự chủ và sáng tạo bằng cách cho phép cán bộ trẻ tự xác định cách đạt được mục tiêu. Tại Bộ Nội vụ, đội ngũ cán bộ trẻ đã chủ động đề xuất và triển khai một hệ thống xử lý văn bản điện tử, giảm 40% thời gian xử lý hồ sơ, qua đó tạo ra cảm giác tự hào và cam kết mạnh mẽ với công việc . Không chỉ vậy, OKRs còn hỗ trợ động lực thông qua việc theo dõi và đánh giá tiến độ minh bạch. Tại TP. Đà Nẵng, các cán bộ trẻ sử dụng công cụ số để theo dõi tiến độ OKRs, giúp họ cải thiện hiệu suất cá nhân lên 25% và đạt được mục tiêu tổ chức “tăng 20% hiệu quả thu thuế” (UBND TP. Đà Nẵng, 2022). Hơn nữa, phản hồi tích cực từ lãnh đạo trong các buổi đánh giá định kỳ giúp cán bộ trẻ nhận biết thành tựu và khắc phục điểm yếu, từ đó duy trì động lực làm việc. Điều này đã được minh chứng tại TP. Hồ Chí Minh, nơi 85% cán bộ trẻ cho biết họ cảm thấy được công nhận và có động lực làm việc hơn nhờ các buổi đánh giá này .

Ngoài ra, sự hỗ trợ của công nghệ trong quản lý OKRs giúp cán bộ trẻ dễ dàng theo dõi tiến độ và cập nhật mục tiêu theo thời gian thực, tạo ra môi trường làm việc hiện đại và linh hoạt. Tại TP. Đà Nẵng, nền tảng quản lý OKRs trực tuyến đã giúp cán bộ trẻ không chỉ cải thiện hiệu suất mà còn cảm thấy hào hứng hơn với công việc nhờ tính hiện đại và tiện lợi . Nhìn chung, OKRs không chỉ cải thiện động lực làm việc mà còn thúc đẩy sự gắn kết, sáng tạo, và hiệu suất tổng thể của đội ngũ cán bộ trẻ, góp phần vào sự phát triển bền vững và đổi mới trong các cơ quan hành chính tại Việt Nam.

Ứng dụng quản lý mục tiêu (OKRs) trong nâng cao động lực và hiệu suất làm việc của đội ngũ cán bộ trẻ
Trong bối cảnh chuyển đổi số và hội nhập quốc tế, các cơ quan hành chính tại Việt Nam đang đứng trước nhu cầu cấp thiết về việc nâng cao hiệu suất làm việc và động lực của đội ngũ cán bộ trẻ, lực lượng chiếm hơn 40% tổng số cán bộ công chức . Tuy nhiên, khảo sát cũng cho thấy 68% cán bộ trẻ thiếu động lực do không có hệ thống mục tiêu rõ ràng và cơ chế đánh giá minh bạch. Việc áp dụng phương pháp quản lý mục tiêu OKRs (Objectives and Key Results) đã được chứng minh là một giải pháp hiệu quả trong việc khắc phục những hạn chế này, từ đó thúc đẩy đổi mới và tối ưu hóa nguồn nhân lực. OKRs mang lại tính minh bạch và rõ ràng trong công việc, giúp cán bộ trẻ hiểu rõ mục tiêu và trách nhiệm. Tại TP. Hồ Chí Minh, việc triển khai OKRs trong các dự án cải cách hành chính đã giảm 30% thời gian xử lý hồ sơ và cải thiện hiệu suất đáng kể . Ngoài ra, OKRs khuyến khích cảm giác thành tựu thông qua các chỉ số đo lường cụ thể, giúp cán bộ trẻ tăng sự tự tin và động lực làm việc. Ví dụ, chương trình phân tích dữ liệu hành chính tại Hà Nội đã ghi nhận 78% cán bộ trẻ cảm thấy tự tin hơn và hiệu quả làm việc tăng 35% sau khi áp dụng OKRs .

Hơn thế nữa, OKRs tạo điều kiện cho sự tự chủ và sáng tạo khi cán bộ có thể chủ động xác định cách đạt được mục tiêu. Tại Bộ Nội vụ, nhóm cán bộ trẻ đã đề xuất và triển khai hệ thống xử lý văn bản điện tử mới, giảm 40% thời gian xử lý hồ sơ sau một thử nghiệm với OKRs trong năm 2023. Bên cạnh việc nâng cao động lực, OKRs còn cải thiện hiệu suất tổng thể của tổ chức thông qua sự liên kết chặt chẽ giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu tổ chức. Tại Sở Tài chính TP. Đà Nẵng, mục tiêu chiến lược “tăng 20% hiệu quả thu thuế” được liên kết với mục tiêu cá nhân như “xử lý 95% báo cáo thuế đúng hạn,” giúp tăng hiệu suất làm việc của cán bộ trẻ lên 25% . Hơn nữa, hệ thống đo lường minh bạch của OKRs giúp theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả công bằng, tăng khả năng cải tiến liên tục. Việc áp dụng OKRs tại các cơ quan hành chính tại Việt Nam, đặc biệt trong đội ngũ cán bộ trẻ, không chỉ cải thiện động lực và hiệu suất mà còn thúc đẩy sự đổi mới và chuyên nghiệp hóa quản lý hành chính công, đáp ứng yêu cầu phát triển trong thời đại mới.

Mặc dù phương pháp OKRs đã được chứng minh là có hiệu quả cao trong áp dụng thực tiễn nhằm gia tăng động lực và hiệu suất làm việc, tuy nhiên việc triển khai ứng dụng phương pháp này đối với đội ngũ cán bộ trẻ cũng gặp nhiều những khó khăn, thách thức.

Một trong những khó khăn lớn nhất đó là thiếu kỹ năng thiết lập mục tiêu phù hợp. Nhiều cán bộ trẻ chưa quen với việc xác định các mục tiêu cụ thể và kết quả đo lường được, dẫn đến việc thiết lập OKRs không khả thi hoặc thiếu liên kết với mục tiêu chung của tổ chức. Theo khảo sát của Deloitte (2021), 62% nhân viên trẻ tại các tổ chức mới áp dụng OKRs cho biết họ gặp khó khăn trong việc hiểu và triển khai phương pháp này. Để khắc phục, các cơ quan cần tổ chức các buổi đào tạo chuyên sâu nhằm giúp cán bộ hiểu rõ cách thiết lập OKRs và sử dụng các công cụ đo lường tiến độ . Một thách thức khác là thiếu sự gắn kết và đồng bộ giữa các cấp quản lý và nhân viên. Nếu lãnh đạo không hỗ trợ hoặc không tích cực tham gia vào quá trình triển khai, đội ngũ cán bộ trẻ dễ mất động lực. Tại TP. Hồ Chí Minh, một chương trình thử nghiệm OKRs đã cho thấy rằng việc lãnh đạo tổ chức các buổi đánh giá định kỳ và phản hồi kịp thời giúp tăng 70% mức độ gắn kết của cán bộ trẻ với mục tiêu (UBND TP. Hồ Chí Minh, 2022). Ngoài ra, đánh giá kết quả không chính xác là vấn đề phổ biến do thiếu các công cụ quản lý hoặc dữ liệu không đầy đủ. Để giải quyết, các cơ quan có thể áp dụng nền tảng số quản lý OKRs như tại TP. Đà Nẵng, nơi việc sử dụng công cụ theo dõi tiến độ đã tăng độ chính xác trong đánh giá lên 85% (UBND TP. Đà Nẵng, 2022). Nhìn chung, việc khắc phục những thách thức này không chỉ đòi hỏi sự đầu tư vào công nghệ và đào tạo, mà còn cần sự cam kết từ lãnh đạo để đảm bảo OKRs trở thành công cụ hiệu quả trong việc nâng cao động lực và hiệu suất làm việc của cán bộ trẻ.

Phương pháp quản lý mục tiêu OKRs (Objectives and Key Results) đã chứng minh hiệu quả trong việc nâng cao động lực và hiệu suất làm việc của đội ngũ cán bộ trẻ, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số và hội nhập toàn cầu. OKRs giúp tăng cường tính minh bạch, gắn kết các mục tiêu cá nhân với mục tiêu tổ chức và thúc đẩy sự sáng tạo, tự chủ trong công việc. Tại Việt Nam, những kết quả tích cực từ việc triển khai OKRs tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, và Đà Nẵng đã khẳng định tiềm năng của phương pháp này trong cải thiện hiệu quả quản lý hành chính. Tuy nhiên, vẫn còn những thách thức như thiếu kỹ năng thiết lập mục tiêu, sự hỗ trợ từ lãnh đạo chưa đồng bộ, và công cụ quản lý chưa đầy đủ. Việc giải quyết những thách thức này sẽ đảm bảo rằng OKRs được áp dụng hiệu quả hơn, góp phần vào sự phát triển bền vững của các tổ chức./.

TS.Bùi Nghĩa & Th.S. Trần Quyết Thắng/Học viện Chính trị khu vực II

Tài liệu tham khảo
1.Bộ Nội vụ. (2023). Khảo sát về năng lực cán bộ công chức trẻ trong cơ quan hành chính. Hà Nội, Việt Nam: Bộ Nội vụ.
2.Deloitte. (2021). The impact of OKRs on organizational productivity. Deloitte Insights. Retrieved from https://www2.deloitte.com
3.Doerr, J. (2018). Measure What Matters: How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the World with OKRs. Portfolio.
4.Harvard Business Review. (2019). How OKRs drive performance in public administration. Retrieved from https://hbr.org
5.Nguyễn Hữu Lam. (2020). Ứng dụng OKRs trong quản trị mục tiêu. Trường Đại học Kinh tế TP.HCM.
6.OECD. (2021). Digital Government Review: Estonia’s Digital Strategy. OECD Publishing.
7.Trung tâm Phát triển Doanh nghiệp Việt Nam. (2020). Giới thiệu và ứng dụng phương pháp OKRs trong quản trị tổ chức. Hà Nội, Việt Nam: CED.
8.UBND TP. Đà Nẵng. (2022). Báo cáo hiệu quả cải cách hành chính. Đà Nẵng, Việt Nam: UBND TP. Đà Nẵng.
9.UBND TP. Hà Nội. (2022). Đánh giá hiệu quả chương trình phân tích dữ liệu công và OKRs. Hà Nội, Việt Nam: UBND TP. Hà Nội.
10.UBND TP. Hồ Chí Minh. (2022). Báo cáo cải cách hành chính và hiệu quả ứng dụng công nghệ trong dịch vụ công. TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam: UBND TP. Hồ Chí Minh.
11.World Economic Forum. (2022). Future of jobs report: Skills and productivity in the digital age. Retrieved from https://www.weforum.org