Hội họp là cần thiết để thống nhất chủ trương, triển khai nhiệm vụ, nhưng những cuộc họp dày đặc, trùng lặp nội dung đang làm thu hẹp thời gian cán bộ xã, phường dành cho cơ sở. Trong bối cảnh khối lượng công việc ngày càng lớn sau sắp xếp đơn vị hành chính, đổi mới phương thức điều hành, giảm họp hình thức không chỉ là yêu cầu tiết kiệm thời gian, nguồn lực mà còn là giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống chính trị cơ sở, để cán bộ có thêm thời gian gần dân, sát dân, giải quyết những vấn đề thiết thực của nhân dân.
Giảm họp để cán bộ cơ sở có thêm thời gian phục vụ nhân dân
Một ngày làm việc của cán bộ xã, phường nên được đánh giá bằng số giờ dự họp hay bằng kết quả giải quyết công việc cho dân? Bằng số cuộc họp đã tham gia hay số hồ sơ được xử lý đúng hạn, kiến nghị được tháo gỡ, hộ dân được thăm hỏi, hỗ trợ? Câu trả lời tưởng chừng hiển nhiên, nhưng trên thực tế, thước đo hiệu quả công việc đôi khi vẫn chưa được đặt đúng vị trí.
Xã, phường là cấp gần dân nhất, nơi chủ trương, chính sách được cụ thể hóa trong đời sống; đồng thời trực tiếp nắm tình hình địa bàn, lắng nghe tâm tư, giải quyết kiến nghị và đáp ứng kịp thời nhu cầu chính đáng của người dân. Thế nhưng, ở không ít nơi, quỹ thời gian dành cho những nhiệm vụ ấy đang bị thu hẹp bởi lịch họp dày đặc. Thậm chí, có lúc việc dự họp được xem như biểu hiện của sự tích cực, còn hội họp dần thay thế cho hành động thực chất. Vì vậy, giảm họp không đơn thuần là cắt bớt một hoạt động hành chính mà còn là đổi mới phương pháp làm việc, sử dụng hiệu quả nguồn lực, đưa hoạt động của hệ thống chính trị về đúng mục tiêu phục vụ nhân dân.
Thực tế, không ít nội dung được triển khai qua nhiều cấp, nhiều cuộc họp. Trung ương tổ chức quán triệt, tỉnh tiếp tục triển khai, rồi xã, phường lại triệu tập để truyền đạt nội dung tương tự. Cùng một tinh thần chỉ đạo nhưng được phổ biến nhiều lần, trong khi công việc cụ thể ở địa bàn vẫn chờ giải quyết. Tại xã, phường, các bộ phận chuyên môn tổ chức họp thường mời đại diện Mặt trận và các đoàn thể tham dự. Sau đó, những tổ chức này lại tiếp tục họp để triển khai nội dung vừa tiếp nhận. Một công việc phải đi qua nhiều tầng nấc, khiến cán bộ cơ sở mất thêm thời gian hội họp thay vì xuống khu dân cư, gặp gỡ nhân dân, nắm bắt tình hình và giải quyết những vấn đề phát sinh.
Không thể phủ nhận sự cần thiết của hội họp trong việc thống nhất chủ trương, bàn biện pháp và tổ chức thực hiện nhiệm vụ. Tuy nhiên, những cuộc họp trùng lặp nội dung, chủ yếu truyền đạt lại văn bản đã ban hành hoặc triệu tập đông đủ thành phần nhưng thiếu yêu cầu cụ thể không những làm giảm hiệu quả điều hành mà còn tạo thêm gánh nặng cho cơ sở. Không thể lấy số cuộc họp hay số người tham dự làm thước đo kết quả công việc. Điều đáng lo hơn cả là thời gian dành cho nhiệm vụ thực chất bị thu hẹp, nhiệt huyết của cán bộ dần hao mòn và khoảng cách giữa cán bộ với nhân dân có nguy cơ gia tăng. Trong khi đó, cán bộ xã, phường phải đảm nhiệm nhiều công việc, từ giải quyết thủ tục hành chính, tiếp công dân đến nắm tình hình địa bàn, vận động quần chúng và phối hợp hoạt động với các đoàn thể. Nếu hơn nửa thời gian làm việc mỗi tuần dành cho hội họp, quỹ thời gian trực tiếp phục vụ người dân sẽ còn lại bao nhiêu?
Đáng suy nghĩ hơn, áp lực hội họp còn đặt lên vai những người hoạt động ở cơ sở với điều kiện và chế độ hỗ trợ hạn chế. Chi hội trưởng chỉ được hỗ trợ 1.200.000 đồng mỗi tháng, trong khi chi hội phó không có khoản hỗ trợ. Họ tham gia công tác hội chủ yếu bằng tinh thần tự nguyện, trách nhiệm và sự gắn bó với cộng đồng. Thế nhưng, để dự những cuộc họp kéo dài nhiều giờ, họ phải tạm gác việc đồng áng, buôn bán và sinh kế gia đình. Với cán bộ chuyên trách, đó là thời gian làm việc cần được sử dụng hợp lý; còn với chi hội trưởng, chi hội phó, mỗi lần dự họp có thể là một sự đánh đổi trực tiếp về thu nhập và cuộc sống. Nếu tiếp tục triệu tập tràn lan, trùng lặp nội dung, chúng ta đang vô tình làm hao mòn nguồn lực quý giá của cơ sở: tinh thần tự nguyện và lòng nhiệt tình của những người gắn bó với phong trào.
Xét về hiệu quả kinh tế, hội họp hình thức còn gây lãng phí trên nhiều phương diện. Đó không chỉ là chi phí tổ chức, đi lại, in ấn, điện nước, cơ sở vật chất mà còn là thời gian và công sức của người tham dự. Đặc biệt, với lực lượng hoạt động không chuyên trách, mỗi giờ dự họp có thể đồng nghĩa với việc mất đi thời gian lao động, sản xuất, kinh doanh hoặc chăm lo gia đình. Với cán bộ chuyên trách, đó là thời gian lẽ ra có thể dành để giải quyết hồ sơ, tiếp xúc nhân dân và xử lý công việc tại địa bàn. Sự lãng phí lớn nhất vì thế không chỉ nằm ở kinh phí tổ chức cuộc họp, mà còn ở những công việc thiết thực bị trì hoãn và những cơ hội phục vụ nhân dân bị bỏ lỡ.
Đổi mới phương thức làm việc, giảm họp từ gốc
Để khắc phục tình trạng trên, cần đổi mới phương thức triển khai công việc theo nguyên tắc: “Một nội dung, một lần triệu tập, đúng cấp, đúng thành phần”. Đối với việc quán triệt nghị quyết, vận động nhân dân, giám sát, phản biện xã hội, xây dựng đời sống văn hóa ở khu dân cư và những nhiệm vụ tương tự, Trung ương và cấp tỉnh cần tập trung chỉ đạo, ban hành văn bản hướng dẫn; cấp xã, phường căn cứ yêu cầu thực tế để tổ chức triển khai trực tiếp đến lực lượng thực hiện. Thành phần tham dự gồm đại diện Mặt trận, các đoàn thể, Ban công tác Mặt trận, tổ dân phố và những người được giao nhiệm vụ. Cách làm này vừa bảo đảm thống nhất chỉ đạo, vừa hạn chế triệu tập qua nhiều cấp, đưa chủ trương đến đúng địa bàn, đúng người thực hiện.
Cùng với đó, cần chấm dứt tình trạng mỗi phòng, bộ phận tổ chức họp đều mời Mặt trận, đoàn thể tham dự, sau đó các tổ chức này lại tiếp tục họp để truyền đạt. Phải xác định rõ trách nhiệm chủ trì, phạm vi nội dung và thành phần tham dự. Những vấn đề chỉ mang tính thông báo, phổ biến có thể chuyển bằng văn bản điện tử; nội dung cần trao đổi, thống nhất thì tổ chức họp chung, lồng ghép các nhiệm vụ liên quan. Không nên tổ chức cuộc họp chỉ để truyền đạt lại những nội dung đã có trong văn bản. Điều quan trọng không phải chủ trương được phổ biến qua bao nhiêu cuộc họp, mà là được tiếp nhận, thực hiện và mang lại kết quả như thế nào.
Ứng dụng công nghệ số phải trở thành giải pháp thiết thực để giảm hội họp. Có thể sử dụng các nhóm Zalo theo từng khối, tổ dân phố để trao đổi thông tin, gửi tài liệu, thông báo nhiệm vụ; kết hợp hệ thống quản lý văn bản điện tử để giao việc, theo dõi tiến độ và kiểm tra kết quả. Nội dung chỉ đạo cần ngắn gọn, rõ yêu cầu, xác định người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành. Cách làm này giúp thông tin đến đúng đối tượng, người tiếp nhận có thể chủ động nghiên cứu, tra cứu khi cần, thay vì phải tham dự những cuộc họp chủ yếu để nghe phổ biến văn bản. Việc trao đổi qua nền tảng số cũng cần bảo đảm yêu cầu bảo mật và phù hợp với tính chất từng công việc.
Thực tiễn quản trị hiện đại cho thấy, làm việc hiệu quả không nhất thiết phải gắn với những cuộc họp trực tiếp. Việc gửi tài liệu trước, trao đổi trực tuyến và chỉ họp khi cần thảo luận, thống nhất hoặc giải quyết vấn đề phát sinh giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao tính chủ động. Với điều kiện hạ tầng hiện nay, các địa phương có thể khai thác hiệu quả hệ thống quản lý, điều hành văn bản như VNPT iOffice, cùng những nền tảng họp trực tuyến như Zoom, Google Meet, Microsoft Teams hoặc các phần mềm được cơ quan có thẩm quyền cho phép sử dụng. Đặc biệt, hình thức trực tuyến giúp giảm thời gian đi lại cho cán bộ tại những địa bàn rộng, khu dân cư xa trung tâm. Vấn đề cốt lõi không chỉ là có công nghệ, mà là quyết tâm thay đổi thói quen và phương pháp điều hành.
Hội họp trực tiếp cần được giới hạn ở những nội dung thực sự quan trọng, đòi hỏi thảo luận, đối thoại hoặc thống nhất phương án thực hiện. Đối với các cuộc họp giao ban định kỳ, có thể nghiên cứu tổ chức mỗi tháng một lần, tùy tính chất nhiệm vụ và yêu cầu thực tế. Mỗi cuộc họp phải được chuẩn bị kỹ, gửi tài liệu trước, xác định rõ trọng tâm, kết luận cụ thể và phân công trách nhiệm gắn với thời hạn hoàn thành. Họp ít nhưng giải quyết được nhiều việc có giá trị hơn họp thường xuyên mà thiếu kết quả thực chất.
Yêu cầu đổi mới càng trở nên cấp thiết sau khi sắp xếp, sáp nhập các đơn vị hành chính. Địa bàn quản lý rộng hơn, dân số đông hơn, khối lượng công việc gia tăng, trong khi cán bộ cơ sở phải thường xuyên cập nhật, triển khai nhiều chủ trương, chính sách và quy định mới. Nếu vẫn duy trì phương thức điều hành nặng về hội họp, áp lực sẽ tiếp tục dồn xuống xã, phường, nơi trực tiếp giải quyết công việc cho người dân. Vì vậy, việc giảm họp cần có sự chỉ đạo thống nhất từ cấp tỉnh, thành phố đến các sở, ngành và chính quyền cơ sở, tránh tình trạng mỗi ngành, mỗi đơn vị đặt thêm yêu cầu, làm phát sinh những cuộc họp không cần thiết.
Trước hết, cần rà soát, kiểm soát lịch họp hằng tuần, hằng tháng; lồng ghép những nội dung có cùng phạm vi, thành phần; phân công người tham dự đúng chức năng, thẩm quyền. Khi triển khai nhiệm vụ, cấp trên phải xác định rõ đơn vị chủ trì, cơ quan phối hợp và đối tượng thực hiện, tránh chuyển tiếp nguyên trạng nội dung chỉ đạo xuống cơ sở rồi yêu cầu tổ chức họp lại. Đồng thời, cần tăng cường giao việc bằng văn bản, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả thay cho việc kiểm tra thông qua số lần hội họp.
Giảm họp cũng phải đi đôi với quan tâm điều kiện hoạt động của đội ngũ ở khu dân cư. Thực tế, mức hỗ trợ 1.200.000 đồng mỗi tháng đối với chi hội trưởng, trong khi chi hội phó không có hỗ trợ, là vấn đề cần được xem xét trong tương quan với trách nhiệm và khối lượng công việc được giao. Không thể yêu cầu lực lượng này thường xuyên tham gia hội họp, triển khai nhiệm vụ, vận động nhân dân mà thiếu sự quan tâm tương xứng về điều kiện hoạt động. Tiết giảm những cuộc họp không cần thiết cũng chính là cách thiết thực để giảm gánh nặng, giữ gìn nhiệt huyết và tạo điều kiện cho họ gắn bó lâu dài với công tác cộng đồng.
Quan trọng hơn, hiệu quả giảm họp phụ thuộc vào trách nhiệm của người đứng đầu. Bí thư cấp ủy, Chủ tịch UBND các cấp cần gương mẫu đổi mới phương thức lãnh đạo, điều hành; chủ động cắt giảm hội họp hình thức, khắc phục tình trạng triệu tập tràn lan. Kết quả tiết kiệm thời gian, đổi mới cách làm và nâng cao chất lượng giải quyết công việc cần được xem xét trong đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, thi đua, khen thưởng. Thước đo cuối cùng không phải giảm được bao nhiêu cuộc họp, mà là dành thêm được bao nhiêu thời gian cho dân, giải quyết được bao nhiêu công việc và nâng cao được chất lượng phục vụ như thế nào.
Giảm họp không có nghĩa là giảm trách nhiệm hay xem nhẹ việc quán triệt chủ trương, mà là đổi mới phương thức làm việc để dành nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ thiết thực: gần dân, lắng nghe dân, tháo gỡ khó khăn và giải quyết công việc đến nơi đến chốn. Mỗi nội dung cần được triển khai đúng cấp, đúng thành phần, tránh trùng lặp; những việc có thể xử lý bằng văn bản không nhất thiết phải triệu tập, còn cuộc họp cần thiết phải có trọng tâm, kết luận rõ ràng và phân công cụ thể. Hiệu quả công việc không đo bằng số cuộc họp, mà bằng kết quả giải quyết nhiệm vụ, thời gian cán bộ dành cho cơ sở và sự hài lòng của nhân dân. Giảm họp, vì thế, không chỉ là tiết kiệm thời gian, nguồn lực mà còn góp phần xây dựng hệ thống chính trị cơ sở tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả, thực sự gần dân, sát dân và vì dân.
Trung tướng Ngô Quý Đức/Nguyên Cục trưởng, Cục Cứu hộ – Cứu nạn/BQP
Bài viết cùng chuyên mục
EU định hình chiến lược Bắc Cực, giảm phụ thuộc vào Mỹ
Giải thích chính trị – Các cuộc biểu tình ở Pháp
Trump trước sức ép từ Phố Wall và các tập đoàn lớn
Nga – Ukraine: gần 5 năm xung đột, phương Tây đang đứng trước bước ngoặt lịch sử?
EU trước sức ép kép từ bất đồng ngân sách và nhu cầu viện trợ Ukraine
Hội nghị Thượng đỉnh EU trước những bất đồng xuyên Đại Tây Dương